5 mots dangereux - « Hé, tu peux m'aider ? »

Si tu suis à la maison, il est à peine midi et j'ai déjà reçu de l'aide ou en ai donné à quelqu'un un total de 8 fois. La chanson « I get by with a little help from my friends » de Joe Cocker pourrait bien jouer dans mes écouteurs toute la journée. Et c'est ainsi que cela devrait fonctionner dans une organisation collaborative.

C'est là que des plateformes comme Adalo, un générateur d'applications sans code pour les applications web pilotées par base de données et les applications iOS et Android natives—une seule version sur les trois plateformes, publiée sur l'App Store d'Apple et Google Play, peuvent aider à réduire ces interruptions. Quand les équipes peuvent créer et itérer leurs propres outils sans avoir constamment besoin d'assistance développeur, elles récupèrent ces heures perdues et réduisent le stress du changement de tâche constant. Une seule compilation se publie sur les trois plateformes—web, App Store d'Apple et Google Play—éliminant le besoin de maintenir des bases de code séparées ou de coordonner plusieurs équipes de développement.

Demander de l'aide est quelque chose qui arrive tous les jours. Peu importe quel est ton rôle, il y aura toujours quelque chose pour lequel tu auras besoin d'aide ; et pour les personnes qui créent de nouvelles choses, cela arrive beaucoup. Nous recherchons constamment des réponses à des questions qui n'ont jamais été posées et nous avons tendance à utiliser des outils qui évoluent constamment et qui sont excessivement compliqués (je te regarde, Adobe).

En surface, demander de l'aide semble inoffensif. Mais en arrière-plan se cache un tueur de productivité dangereux. Selon les expériences menées par David Meyer, Ph.D., un psychologue de l'Université du Michigan, « les blocages mentaux créés par le changement entre les tâches peuvent coûter jusqu'à 40 pour cent du temps productif de quelqu'un ». C'est 16 heures par personne par semaine !

Plus récemment, Gloria Mark de l'Université de Californie, Irvine a examiné comment ce concept de changement de tâche se joue sur le lieu de travail et a découvert des nouvelles encore plus préoccupantes. Quand une personne est interrompue dans sa tâche actuelle, même si ce n'est que pour un bref instant, cela ajoute 25 minutes supplémentaires au temps global qu'il faut pour terminer cette tâche. Et la chose effrayante est que ces 25 minutes ne incluent pas le temps qu'il faut pour aider l'autre personne. Pour aggraver les choses, sa recherche a découvert que « après seulement 20 minutes de performance interrompue, les gens ont signalé un stress, une frustration, une charge de travail, un effort et une pression significativement plus élevés ».

Maintenant, tu pourrais penser que plus l'interruption est sans rapport, plus le changement de tâche prendra du temps. Non. Gloria et son équipe ont découvert que le fait que l'interruption soit liée à la tâche actuelle ou non avait aucune différence dans la quantité de temps perdu. Cela signifie que même demander de l'aide à quelqu'un qui travaille sur quelque chose de connexe leur coûtera quand même 25 minutes.

Donc plus il y a d'interruptions dans votre organisation, moins tout le monde est productif et plus tout le monde est stressé. Cela semble être une évidence d'arrêter simplement les interruptions, non ? Malheureusement, nous devons compter avec notre propre nature humaine. Les humains ont évolué au cours de milliers d'années pour s'aider mutuellement dans notre tribu. Attendons-nous vraiment que nos organisations aient une politique où tu n'as pas le droit de donner ou de demander de l'aide ??

Malheureusement, les interruptions sont plus nombreuses que jamais aujourd'hui. En plus de la façon traditionnelle de se lever de nos bureaux et de demander de l'aide en personne, nous pouvons envoyer à quelqu'un un email, un SMS, un slack, ou même atteindre un groupe de personnes à la fois par l'un de ces canaux.

Cela nous met dans une situation difficile. Si nous savons que nous allons avoir besoin d'aide tout au long de nos efforts créatifs, comment diable l'obtenons-nous sans rendre notre équipe moins productive et plus stressée ?

La première étape est la sensibilisation. Tous les membres de nos organisations doivent comprendre à quel point une simple question d'un collègue peut être dangereuse. Une fois que nous acceptons que les interruptions constantes des autres nuisent à la productivité de l'équipe, nous pouvons opérer selon un ensemble de principes pour déterminer comment obtenir de l'aide.

Comment la technologie peut réduire la dépendance aux interruptions

Avant de plonger dans les principes de demande d'aide, il vaut la peine de considérer comment les bons outils peuvent éliminer de nombreuses interruptions entièrement. Plus de 3 millions d'applications ont été créées sur Adalo, avec des équipes créant tout, des bases de connaissances internes aux systèmes de demande en libre-service qui répondent aux questions avant qu'elles ne deviennent des interruptions.

Ada, le créateur IA d'Adalo, vous permet de décrire ce que vous voulez et génère votre application. Magic Start crée des fondations d'applications complètes à partir d'une description, tandis que Magic Add ajoute des fonctionnalités en langage naturel.

Le générateur visuel de la plateforme a été décrit comme « aussi facile que PowerPoint », ce qui signifie que les membres de l'équipe non technique peuvent créer leurs propres solutions sans éloigner les développeurs du travail critique. Magic Start génère des fondations d'applications complètes à partir de descriptions simples—dis-lui que tu as besoin d'une application d'intégration des employés, et elle crée ta structure de base de données, tes écrans et tes flux utilisateur automatiquement. Ce qui prenait auparavant plusieurs réunions et du temps développeur se fait maintenant en minutes.

Avec des enregistrements de base de données illimités sur les plans payants et aucun frais basés sur l'utilisation, les équipes peuvent créer des outils internes complets sans se soucier d'atteindre des limites ou de recevoir des factures surprises. Ce modèle de prix prévisible—à partir de 36 $/mois—signifie que vous pouvez adapter vos applications internes à la croissance de votre organisation.

Principe n°1 : Mets tes priorités en ordre.

Il y aura des moments où la tâche à accomplir est à la fois urgente et importante. Et dans ces cas, demander de l'aide dès que tu es bloqué a du sens. Mais il est probable que ce dont tu as besoin d'aide ne doit pas être répondu immédiatement. Le problème est que dès que nous sommes bloqués, nous avons une envie naturelle de vouloir de l'aide indépendamment de l'importance de la tâche.

C'est pourquoi comprendre les priorités est crucial. Si nous sommes bloqués sur une tâche qui n'est pas à la fois urgente et importante, nous devrions nous demander ce que nous pouvons d'autre faire pour faire avancer le projet global. S'il y a quelque chose d'une importance similaire à ce sur quoi nous sommes bloqués, nous devrions commencer à travailler là-dessus pendant que nous attendons que quelqu'un d'autre soit libre pour nous aider.

Envisage de créer une simple application de matrice de priorités qui aide les membres de l'équipe à auto-évaluer si leur question exige vraiment une attention immédiate. Magic Add te permet d'ajouter des fonctionnalités en décrivant ce que tu veux—« ajoute un système de notation des priorités basé sur l'urgence et l'importance »—et l'IA gère les détails de l'implémentation.

Principe n°2 : Cherche d'abord sur Google, pose des questions plus tard.

Il y a une raison pour laquelle Google est valorisé à 132,1 milliards de dollars et pourquoi « google » est officiellement un mot du dictionnaire : c'est vraiment utile. Il est probable que les réponses à tes questions se trouvent en ligne. Oui, cela peut prendre un peu de recherche et oui, nous avons tous regardé des vidéos instructionnelles YouTube horribles, mais en fin de compte, Google livre des résultats. Et souvent, ces résultats sont meilleurs que n'importe qui dans notre bureau ne pourrait fournir ; il y a beaucoup de personnes avec beaucoup d'expertise en ligne.

Cela dit, il y a définitivement des situations où obtenir de l'aide en interne est la seule option. Par exemple, si tu as besoin d'aide sur un processus interne ou si tu as besoin de commentaires sur ta conception, chercher une réponse sur Google ne t'aidera vraiment pas. Dans ces cas, c'est tout à fait correct de demander de l'aide. Le point est que si nous pouvons chercher une réponse sur Google en moins de 25 minutes, nous aurons réellement économisé du temps à l'organisation.

C'est là que les outils internes deviennent inestimables : une application de base de connaissances interrogeable peut rendre « chercher en interne » aussi efficace que chercher sur le web. Les équipes utilisant Adalo ont créé des applications de documentation de processus, des systèmes de FAQ et des guides de décision interrogeables qui capturent les connaissances institutionnelles. Quand quelqu'un a une question sur un processus interne, il peut trouver la réponse lui-même au lieu d'interrompre un collègue.

Principe n°3 : Le timing est tout.

Tu as déterminé que tu avais besoin de demander de l'aide, soit parce que c'est quelque chose que Google ne peut pas répondre, soit parce que tu as essayé pendant un moment et que tu n'as pas trouvé ce dont tu avais besoin, et maintenant ? C'est là que le timing est clé. La raison principale pour laquelle les interruptions nous coûtent 25 minutes est parce que quand quelqu'un est interrompu, il n'est plus dans un état de « flux ».

Mihaly Csikszentmihalyi, un expert en créativité, prêche l'importance d'être dans la zone et comment nous sommes beaucoup plus productifs quand toute notre puissance mentale est consacrée à cette seule tâche. Mais dès que nous sommes interrompus, c'est terminé. Donc, pour réduire le risque d'interrompre quelqu'un dans son état de flux, le moment choisi pour demander de l'aide est crucial.

S'ils reviennent tout juste du déjeuner ou d'une autre réunion, nous savons qu'ils ne sont pas dans un état de flux. Ce sont les moments parfaits pour demander de l'aide.

Certaines équipes ont créé de simples applications « d'état de disponibilité » qui permettent aux collègues de signaler quand ils sont en travail profond par rapport à être ouvert aux questions. Avec l'infrastructure modulaire d'Adalo qui s'étend pour servir des applications avec des millions d'utilisateurs mensuels actifs, même les outils à l'échelle de l'entreprise maintiennent les performances quel que soit le nombre de personnes qui vérifient les statuts tout au long de la journée.

Principe #4 : Demandez en personne.

Aussi passionné que je sois par la technologie, je suis un grand partisan de la méthode à l'ancienne consistant à se lever de votre bureau et à demander de l'aide. Il est difficile de savoir si une personne est stressée ou travaille dur sur une autre tâche sans la voir de nos propres yeux. Quand nous nous forçons à nous lever et à demander de l'aide, nous sommes en mesure de capter les indices émotionnels cachés qui sont indétectables en ligne.

Savoir si votre collègue est stressé ou occupé est utile pour déterminer si vous devriez même lui demander de l'aide ou passer à quelqu'un d'autre. Un avantage supplémentaire de cette méthode est qu'elle agit comme une double confirmation. L'effort supplémentaire qu'il faut pour se lever et se diriger vers le bureau de quelqu'un d'autre nous force à nous demander si nous avons vraiment besoin d'aide maintenant ou si cela peut attendre.

Pour les équipes à distance et hybrides, ce principe nécessite une adaptation. Les appels vidéo peuvent capturer certains de ces indices émotionnels, mais ils créent toujours des interruptions. Une meilleure approche : construire des systèmes de demande d'aide asynchrones où les questions s'accumulent pour quand les collègues sont disponibles, plutôt que d'exiger une attention immédiate.

Un conte prudent

Lors de la rédaction de cet article, je me suis retrouvé dans ma routine de travail habituelle. J'étais bloqué et j'avais besoin d'aide. Alors, qu'ai-je fait ? Eh bien, j'ai complètement oublié tout ce dont j'avais parlé et j'ai immédiatement demandé de l'aide.

Je l'admets, c'est difficile. Ces envies naturelles d'obtenir de l'aide dès que nous sommes bloqués sont féroces. Mais les enjeux sont élevés. Les dangers d'interrompre nos coéquipiers sont encore plus féroces. 16 heures perdues par personne par semaine, c'est énormément de temps. Sans parler de tout le stress supplémentaire.

Honteux et me sentant comme un hypocrite, j'ai créé un arbre de décision pour m'aider à déterminer comment et quand je devrais demander de l'aide. Il est basé sur les quatre principes consistant à comprendre vos priorités, à chercher sur Google quand vous le pouvez, à interrompre au bon moment et à vous assurer que nous nous levons pour demander de l'aide en personne.

J'espère que cet arbre de décision aidera mes coéquipiers et moi à être plus productifs, et j'espère qu'il vous aidera également. Nos organisations devraient être des lieux incroyables pleins de rires et de collaboration. Donc, le message à retenir de cet article ne devrait pas être « tout le monde se taise et travaille ». Il devrait être que nous devons être attentifs quand nous demandons de l'aide. Nous devrions voir si nous pouvons résoudre le problème en premier, puis trouver le bon moment pour demander de l'aide à nos collègues.

Construire une culture d'autosuffisance

Le moyen le plus efficace de réduire les interruptions n'est pas seulement de changer le comportement individuel, c'est de créer des systèmes qui rendent l'autosuffisance le chemin de la moindre résistance. Quand trouver une réponse de manière indépendante est plus facile que de demander à quelqu'un, les gens choisissent naturellement l'option plus rapide.

C'est là que les outils internes conçus sur mesure brillent. Contrairement aux solutions génériques qui nécessitent des contournements, les applications personnalisées construites pour vos flux de travail spécifiques répondent exactement aux questions que votre équipe pose le plus souvent. X-Ray, la fonction d'analyse des performances d'Adalo, identifie les problèmes potentiels avant qu'ils n'affectent les utilisateurs, ce qui signifie que vos outils internes restent rapides et fiables à mesure que l'utilisation augmente.

L'essentiel est de commencer petit. Construisez une application qui répond aux cinq questions les plus courantes que votre équipe pose. Suivez l'utilisation. Développez en fonction de ce que les gens ont réellement besoin. Sans plafonds de données sur les plans payants et les applications qui sont 3 à 4 fois plus rapides suite à la refonte de l'infrastructure Adalo 3.0, vous pouvez itérer rapidement sans vous soucier des contraintes techniques.

Un seul build se publie sur le web, iOS et Android simultanément. Donc, que votre équipe préfère les navigateurs de bureau ou les applications mobiles, ils peuvent accéder aux mêmes outils. Cette capacité multiplateforme signifie que vous ne maintenez pas des systèmes séparés ou ne forcez pas les gens à utiliser les appareils qu'ils ne préfèrent pas.

Points clés à retenir

• Les interruptions coûtent 25 minutes par occurrence indépendamment du fait qu'elles soient liées au travail actuel, la sensibilisation est la première étape pour les réduire
• Les quatre principes— prioriser, chercher d'abord sur Google, l'adapter correctement, demander en personne — fournissent un cadre pour obtenir de l'aide sans détruire la productivité de l'équipe
• Les outils d'autosuffisance éliminent complètement les interruptions en mettant les réponses à disposition avant que les questions n'aient besoin d'être posées

FAQ

Pourquoi choisir Adalo plutôt que d'autres solutions de création d'applications ?

Adalo est un créateur d'applications alimenté par l'IA qui crée de véritables applications iOS et Android natives aux côtés d'applications web. Contrairement aux enveloppes web, il compile en code natif et se publie directement sur l'Apple App Store et le Google Play Store à partir d'une seule base de code. Avec des enregistrements de base de données illimités sur les plans payants à partir de 36 $/mois et sans frais basés sur l'utilisation, il offre une tarification prévisible à mesure que vos applications se développent.

Quel est le moyen le plus rapide de créer et de publier une application sur l'App Store ?

L'interface glisser-déposer d'Adalo et la création assistée par l'IA vous permettent de passer de l'idée à l'application publiée en jours plutôt qu'en mois. Magic Start génère des fondations d'application complètes à partir de descriptions, et Adalo gère le processus d'envoi complexe de l'App Store, vous permettant de vous concentrer sur les fonctionnalités et l'expérience utilisateur au lieu de lutter avec les certificats et les profils de provisionnement.

Puis-je facilement réduire les interruptions en milieu de travail et améliorer la productivité de l'équipe avec une application ?

Oui, avec Adalo, vous pouvez créer des outils internes personnalisés et des applications qui aident les équipes à trouver des réponses de manière indépendante sans interrompre les collègues. Créez des bases de connaissances, des guides de processus ou des systèmes de demande d'autosuffisance qui réduisent les 25+ minutes perdues par interruption mentionnées dans la recherche sur la productivité.

Quelle est la productivité perdue due aux interruptions en milieu de travail ?

Selon la recherche de David Meyer, Ph.D., le passage d'une tâche à l'autre peut coûter jusqu'à 40 % du temps productif, soit 16 heures par personne par semaine. De plus, la recherche de Gloria Mark a révélé que même les brèves interruptions ajoutent 25 minutes pour accomplir la tâche originale, indépendamment du fait que l'interruption soit liée au travail en cours.

Quels sont les quatre principes pour demander de l'aide sans nuire à la productivité de l'équipe ?

Les quatre principes sont : 1) Mettez vos priorités en ordre, n'interrompez immédiatement que pour les tâches urgentes et importantes, 2) Cherchez d'abord sur Google, posez les questions plus tard, cherchez en ligne avant de demander aux collègues, 3) Le timing est tout, attendez que quelqu'un soit entre les tâches ou revenant d'une pause, et 4) Demandez en personne, cela vous permet de lire les indices émotionnels et de confirmer que vous avez vraiment besoin d'aide maintenant.

Comment les créateurs d'applications peuvent-ils aider à réduire les interruptions de l'équipe ?

Les plateformes alimentées par l'IA comme Adalo permettent aux équipes de créer et d'itérer sur leurs propres outils sans avoir constamment besoin d'assistance de développeurs. Quand les employés peuvent créer des applications personnalisées, des bases de données et des flux de travail de manière indépendante, ils récupèrent les heures perdues et réduisent le stress du changement de tâche constant qui vient d'attendre l'aide technique.

Quels types d'outils internes peuvent réduire les interruptions en milieu de travail ?

Les bases de connaissances interrogeables, les systèmes de FAQ, les applications de documentation de processus, les outils de matrice de priorités, les tableaux d'état de disponibilité et les files d'attente de demande d'aide asynchrones réduisent tous les interruptions. Ces outils rendent la recherche de réponses de manière indépendante plus rapide que de demander aux collègues, changeant naturellement le comportement vers l'autosuffisance.

Combien coûte la création d'applications de productivité internes ?

Les plans payants d'Adalo commencent à 36 $/mois avec des enregistrements de base de données illimités et sans frais basés sur l'utilisation. Cela se compare favorablement à des alternatives comme Bubble (à partir de 69 $/mois avec des limites d'utilisation et des plafonds d'enregistrements) ou Glide (60 $/mois avec des limites de lignes de données et pas de publication sur l'app store).